Zarządzanie czasem

Jako właściciel firmy, czy kiedykolwiek zaczynasz dzień od długiej listy rzeczy do zrobienia tylko po to, aby zakończyć dzień zastanawiając się, gdzie upłynął cały czas (i bardzo mały postęp na tej liście?)

Oczywiście twój dzień prowadził cię, a nie ty.

Nie martw się, zdarza się to najlepszym z nas. Prawdopodobnie przeszkodziło Ci kilka nieplanowanych pilnych spraw – dzwonili klienci, Twój zespół miał pytania odnośnie kolejnego artykułu na https://www.porady-dzialkowe.pl, coś wybuchło i musiałeś sobie z tym poradzić. Nawet jeśli staniesz się znacznie lepszy w zarządzaniu nieplanowanymi przerwami, nadal będziesz mieć listę rzeczy do zrobienia, która się nie kończy.

Czas jest największym atutem przedsiębiorcy, a kiedy bandyci czasu uderzają i odciągają uwagę od tego, co ważne, często pojawia się przytłoczenie i frustracja. Może Cię zaskoczyć, gdy dowiesz się, że często problemy z zarządzaniem czasem dotyczą mniej „hacków”, a bardziej samo- świadomość.

Co by było, gdybyś mógł lepiej zarządzać swoim czasem, aby zrobić więcej? Po zapoznaniu się z praktykami zarządzania czasem stosowanymi przez tysiące wysoko wydajnych liderów biznesowych i osób o wysokich zarobkach, istnieje kilka hacków, które mogą znacząco wpłynąć na Twoją zdolność do robienia więcej.

Podejmij jasną decyzję dotyczącą swojego „czasu pracy”

Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, to stworzyć nowy standard dla swojej pracy i życia osobistego poprzez jasne określenie swoich idealnych godzin pracy – ile godzin dziennie naprawdę będziesz pracować? Co jest najlepsze dla twojego poziomu stresu? Twoje inne priorytety, takie jak rodzina i społeczność? Słuchaj, zawsze będzie więcej pracy, że będzie czas na wykonanie zadań. Kiedy zdecydujesz się na życie poza pracą, w magiczny sposób staniesz się lepszy w mówieniu NIE rozpraszającym i TAK swoim priorytetom.

Kluczem jest stworzenie wyraźnej granicy między czasem pracy a życiem osobistym. Na przykład „wychodzę z pracy o 18:00 bez względu na wszystko” jest granicą, która pomaga Tobie i ludziom w Twoim życiu wiedzieć, kiedy jesteś dostępny do pracy. Pamiętaj, aby zamknąć drzwi biura i wyłączyć e-mail, gdy nadejdzie czas na „wyłączenie się” z pracy.

Ulepsz swoją rozmowę o sobie

Myśli, które myślisz w ciągu dnia, mają ogromny wpływ na to, jak się czujesz zestresowany. Jeśli mówisz sobie, że kończy ci się czas, martw się nieustannie o to, by to wszystko zrobić, i skup się na wszystkich zadaniach, których nie będziesz miał czasu na wykonanie, wtedy stres wzrośnie. Kiedy stres jest wysoki, zaradność jest niska i nieświadomie spowolnisz kroki w działaniu.

Zacznij sobie mówić: „Mam cały czas, którego potrzebuję, aby wykonać najważniejsze czynności”. Rozmowa z samym sobą może zmniejszyć stres, co pomoże Ci się bardziej skoncentrować. Może nawet pomóc wyobrazić sobie szybko płynącą rzekę opływającą duże skały. Lubię sobie mówić: „pływam jak woda wokół przeszkód”.

Kluczem jest zachowanie spokoju umysłu, abym mógł skupić się na tym, co dalej. Może to oznaczać zrobienie sobie przerwy, pójście na krótki spacer, aby oczyścić umysł i odzyskać koncentrację.

Wypisz swoje priorytety

Zamiast trzymać w głowie listę rzeczy do zrobienia, zrób listę tego, co trzeba zrobić, na kartce papieru lub wrzuć mózg do jakiegoś narzędzia do planowania projektów. Kiedy masz w głowie listę działań, trudno powiedzieć sobie prawdę o tym, jak długo to wszystko potrwa. Daj sobie nagrodę np. podróż albo pielgrzymkę w miejsce do którego chciałeś jechać. Często twoja lista zadań wygląda na znacznie większą w twojej głowie, co tworzy to zniechęcające, przytłaczające uczucie.

Sporządzając listę, ustalając priorytety dla pilniejszych zadań i zajmując się w pierwszej kolejności najważniejszymi, będziesz w stanie usunąć dwa razy więcej zadań w krótszym czasie, niż kiedykolwiek wydawało Ci się to możliwe. Nazywam to „blokadą czasu” i jest to bardzo skuteczne, zwłaszcza jeśli często zdarzają się przerwy, które zakłócają normalne bloki czasu pracy. 

Zarządzaj przerwami

Nieplanowane przerwy mogą wydobyć to, co najlepsze, nawet u najsprytniejszego szefa. Kiedyś szkoliłem brokera kredytów hipotecznych, który miał 50-osobowy zespół, jak osiągnąć więcej w krótszym czasie. Jednym z jego największych wyzwań były ciągłe przerwy, kiedy próbował wykonać kolejne telefony. Nie tylko przeszkadzało mu to, że znajdował się w jego „strefie sprzedaży”, ale także dawał każdemu z pytań tylko ułamek swojej uwagi i często nie pamiętał, co powiedział, lub przekazywał nieprawidłowe informacje zwrotne swojemu zespołowi. Rozproszenia nie tylko wpływają na Twoją produktywność, ale także powodują słabą komunikację.

Lepszą praktyką jest wyłączenie rozpraszaczy – telefonu, mediów społecznościowych, poczty e-mail i komunikatora. Nie można mądrze wykorzystać swojego czasu, jeśli ciągle ci przeszkadza. Daj sobie czas na skupienie się bez rozpraszania uwagi, abyś mógł wykonywać zadania – i odhaczaj je na swojej liście. Jeśli nie jest to możliwe, stwórz ze swoim zespołem czasy „nie przeszkadzać”. Wyznaczając tę ​​granicę, uczysz wszystkich, jak być bardziej produktywnym.

Jeśli sytuacje awaryjne klientów mają tendencję do wykolejania twojego dnia, możesz potrzebować strażnika lub lepszych osobistych granic, aby nie zostać zapisanym w nagłych wypadkach innych osób. Powiedzenie: „Twój brak planowania nie stanowi dla mnie sytuacji wyjątkowej” to świetne ramy mentalne, które pomogą ci pozostać silnym i uniknąć wciągnięcia w ćwiczenia przeciwpożarowe klientów. Znajdź czas na zajęcie się nieplanowanymi problemami, ale najpierw skup się na swoich podstawowych priorytetach.

Opracuj bardziej efektywną strategię czasu osobistego

Wszyscy mamy „strategię” zarządzania czasem. Strategia to sekwencja myśli, działań i nawyków, które generują rezultat. Zadaj sobie pytanie: „czy moja strategia zarządzania czasem przynosi dobre rezultaty?” Jeśli nie, to czas opracować skuteczniejszą strategię.

Rozwiń samoświadomość tego, jak zarządzasz czasem. Podczas mojego szkolenia NLP (programowania neurolingwistycznego) odkryłem, że ludzie odnoszą się do czasu na dwa sposoby. Wiedza o tym, czy jesteś osobą „na czasie”, czy „w czasie”, może pomóc ci wybrać właściwy rodzaj praktyk zarządzania czasem, które faktycznie będą się stosować. Oto krótki przegląd tych dwóch typów:

  • Ludzie na czasie żyją chwilą i mają trudności ze śledzeniem czasu, ponieważ gubią się we wszystkim, co robią. Osobom na czas bardzo trudno jest zaplanować z wyprzedzeniem lub oszacować, ile czasu to zajmie. Tego typu osoby często się spóźniają i nie dotrzymują terminów.
  • Ludzie z biegiem czasu widzą, gdzie są w czasie i są bardziej sumienni w zobowiązaniach czasowych. Ważne jest planowanie i organizacja. Ten typ jest dobry w punktualności.

Jeśli chodzi o tworzenie bardziej efektywnego zarządzania czasem, ludzie na czas często źle reagują na tradycyjne techniki zarządzania czasem i opierają się kalendarzom, narzędziom do zarządzania projektami i innym rodzajom śledzenia liniowego. Chcą być w ruchu i robić to, do czego czują się zainspirowani. Z drugiej strony ludzie pracujący w czasie są często bardzo dobrzy w zarządzaniu czasem i mają łatwiejszy czas na znalezienie narzędzi, które dla nich działają.

Jeśli jesteś osobą „na czas”, sposobem na bardziej efektywne wykorzystanie czasu jest zapewnienie sobie bloków czasu na przepływ, jednocześnie odwołując się do listy projektów. Innym podejściem jest zatrudnienie kogoś do swojego zespołu lub wynajęcie trenera, który jest osobą „w czasie”, aby mieć większą odpowiedzialność.

Ostatecznie, nauczenie się zmiany strategii, aby uzyskać lepszy przepływ, pozwoli ci osiągnąć więcej w ciągu godziny niż większość ludzi robi w ciągu dnia. Ulepszając swoją strategię, poprawisz swój sposób myślenia i nawyki związane z wykonywaniem zadań.